Thực hiện Kế hoạch số 76/KH-TTLTLS ngày 27/5/2025 của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Quảng Nam về việc thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh và Hướng dẫn số 153/HD-UBND ngày 15/5/2025 của UBND huyện về hoàn chỉnh, đóng gói hồ sơ tại lưu trữ cơ quan và vận chuyển về lưu trữ lịch sử tỉnh, UBND huyện đã ban hành số 168/KH-UBND ngày 02/6/2025 về việc tiếp nhận, bàn giao hồ sơ, tài liệu vào Kho Lưu trữ huyện và Lưu trữ Lịch sử tỉnh.

Mục đích, yêu cầu của kế hoạch nhằm đảm bảo việc thu thập, bảo quản và lưu trữ tài liệu của các cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ. Cụ thể, kế hoạch thực hiện theo Điều 11, Mục I, Chương II của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và Điều 17 của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Việc tiếp nhận, bàn giao, lưu trữ phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, an toàn và khoa học.

Theo đó, từ ngày 20 đến 23/6/2025, UBND huyện sẽ tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc tại Hội trường Trụ sở HĐND&UBND huyện. Tài liệu phải được thống kê, lập danh mục, đóng gói, niêm phong đầy đủ trước khi bàn giao. Việc tiếp nhận sẽ được Phòng Nội vụ huyện tiến hành kiểm tra, lập biên bản giao nhận đúng theo quy định. Sau đó, toàn bộ tài liệu sẽ được Phòng Nội vụ tổ chức vận chuyển về Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh để tiếp tục bảo quản lâu dài theo quy định hiện hành.

Danh sách các đơn vị thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu được chia thành hai đợt:

- Ngày 20/6/2025: Ban Quản lý Dự án - Quỹ đất; Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh - Truyền hình; Ban Quản lý Rừng phòng hộ; Phòng Nông nghiệp và Môi trường; Phòng Giáo dục và Đào tạo và Phòng Văn hóa, Khoa học và Thông tin.

- Ngày 23/6/2025: Phòng Dân tộc và Tôn giáo; Trung tâm Kỹ thuật Nông nghiệp; Phòng Tài chính - Kế hoạch; Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị; Phòng Tư pháp; Thanh tra huyện; Văn phòng HĐND&UBND và Phòng Nội vụ.

Về kinh phí thực hiện, Phòng Nội vụ có trách nhiệm xây dựng dự toán, trong đó bao gồm chi phí thuê nhân công, phương tiện vận chuyển, kinh phí đóng gói, niêm phong hồ sơ, tài liệu để trình UBND huyện phê duyệt qua Phòng Tài chính - Kế hoạch. Việc thẩm định và phân bổ kinh phí thực hiện sẽ được thực hiện theo đúng quy định hiện hành.

Về tổ chức thực hiện, các đơn vị được phân công rõ trách nhiệm như sau:

- Phòng Nội vụ: Chủ trì thực hiện kế hoạch, lập dự toán kinh phí, tiếp nhận và bảo quản tài liệu tại Kho Lưu trữ huyện, tổ chức vận chuyển hồ sơ về Lưu trữ Lịch sử tỉnh, tổng hợp kết quả thực hiện báo cáo UBND huyện.

- Phòng Tài chính - Kế hoạch: Thẩm định dự toán, phối hợp tham mưu phân bổ kinh phí thực hiện.

- Văn phòng HĐND&UBND huyện: Bố trí địa điểm tiếp nhận và bảo quản tài liệu tạm thời tại hội trường trụ sở.

- Các cơ quan, đơn vị: Thực hiện bàn giao hồ sơ đúng thời gian, địa điểm, thành phần hồ sơ theo quy định, phối hợp chặt chẽ với Phòng Nội vụ trong quá trình thực hiện.

UBND huyện đề nghị các cơ quan, đơn vị nghiêm túc thực hiện Kế hoạch đã đề ra, đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và tuân thủ các quy định pháp luật về công tác lưu trữ, góp phần quản lý hiệu quả hồ sơ, tài liệu của huyện trong giai đoạn sắp xếp lại tổ chức bộ máy hành chính.